Case Study:
Fortbildungszentrum Hochschullehre

Elektronische Unterstützung von Geschäftsprozessen

Einleitung
Das Fortbildungszentrum Hochschullehre der Universitäten Bamberg, Bayreuth, Erlangen-Nürnberg und Würzburg ist für die Aus- und Weiterbildung von über 4000 Voll- und Teilzeitmitarbeitern der beteiligten Universitäten zuständig. Dabei bietet das FBZHL ca. 50 Seminare an, die mehrmals an unterschiedlichen Orten stattfinden.

Ausgangssituation und Problemstellung
Die vorherige statische Seite war im Laufe der Zeit mit dem gestiegenen Angebot des FBZHL gewachsen und somit nur noch sehr schwierig pflegbar. Die Struktur, Usability und das Design entsprachen nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Auch verursachte das nicht standardisierte Anmeldeverfahren (per Email) einen hohen personellen und zeitlichen Aufwand, da oft Rückfragen an die Kursinteressenten gestellt werden mussten bzw. von diesen kamen. Insgesamt war die alte statische Seite weder den aktuellen noch den zukünftigen Anforderungen gewachsen, so z.B. der weiter geplanten Expansion im Seminar- und Zielgruppenbereich.

Ziele
Zwei wesentliche Ziele kristallisierten sich nach grundlegender Analyse durch mediatac heraus: Zum Einen die Steigerung des Benutzermehrwertes durch einen modernen, interaktiven Webauftritt, zum Anderen die Verringerung des administrativen Aufwands, der für den Betrieb des Systems anfällt. Besonders wichtig war deshalb die leichte Pflegbarkeit der Inhalte (Seminare, Termine, Anmeldungen) durch die Mitarbeiter des FBZHL, ein automatisches Anmeldeverfahren für Kursteilnehmer sowie eine gut strukturierte optische Komponente der Webseite, die den Seitenbesucher schnell das Gewünschte finden lässt. Alles in allem sollte es eine leistungs- und serviceorientierte Webpräsenz zur wirksamen Unterstützung der Geschäftsprozesse des FBZHL werden.

Umsetzung
Auf "konzeptioneller Ebene" bot sich der Einsatz eines CMS an, welches die Mitarbeiter des FBZHL in die Lage versetzt, sämtliche Inhalte im System nach einer kurzen Schulung selber zu pflegen. Von der technischen Seite her wurde Typo3 eingesetzt, ein sehr leistungsfähiges Open-Source CMS, welches nicht nur eine hohe Invesitionssicherheit bietet, sondern auch sehr komfortabel erweiterbar (z.B. durch die kostenlos erhätlichen Extensions) und somit an die Bedürfnisse des FBZHL anpassbar ist. Bei der Implementierung des zuvor durch mediatac in enger Zusammenarbeit mit den FBZHL-Mitarbeitern erarbeiteten Konzepts wurde das Design erstellt, in XHTML (natürlich W3C-konform) umgesetzt und in das CMS eingepflegt. Des Weiteren wurden die nötigen Extensions für die Seminaranmeldung erweitert bzw. individuell programmiert. Im Anschluß schulte mediatac die FBZHL-Mitarbeiter im Umgang mit Typo3 in einem Seminar, in dem u.a. die bereits vorhandenen Inhalte web-gerecht aufbereitet wurden.

Fazit
Durch die umfassende Analyse des Bedarfs des Kunden konnte ein solides Konzept für die elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse des FBZHL geschaffen werden. Insbesondere der Fokus auf die Seminarteilnehmer und ihre Bedürfnisse hat dem System eine hohe Akzeptanz beschert, was sich nicht zuletzt in vielen Seminaranmeldungen über einen kurzen Zeitraum nach Rollout des Systems zeigt.

Neugierig geworden? Schauen sie doch selber mal rein!
www.fbz-hochschullehre.de